“預(yù)算失靈”的根源:“錢(qián)”和“事”脫節(jié)
我們?cè)谧稍?xún)工作中發(fā)現(xiàn),大量企業(yè)在預(yù)算的資源配置中出現(xiàn)“預(yù)算失靈”:我們經(jīng)??梢钥吹接行┲匾氖掠捎跊](méi)有預(yù)算被推遲甚至取消,或者由于預(yù)算不足難以有效開(kāi)展,而有些不重要的事卻在年底“突擊花錢(qián)”,因?yàn)轭A(yù)算沒(méi)用完;在績(jī)效評(píng)估階段,績(jī)效考核部門(mén)更關(guān)注的是錢(qián)是否超支(一般叫“預(yù)算達(dá)成率”),而“工作達(dá)成率”往往被忽視。
討論“預(yù)算失靈”的根源可以從預(yù)算編制入手。如今,在企業(yè)運(yùn)營(yíng)中,預(yù)算編制過(guò)程更多是資源使用部門(mén)(一般為業(yè)務(wù)部門(mén))“我能爭(zhēng)取到多少錢(qián)”和資源配置部門(mén)(一般是財(cái)務(wù)部門(mén),往往掛在“預(yù)算管理辦公室”甚至“預(yù)算管理委員會(huì)”的名下)“我能給他們多少錢(qián)”之間的“博弈”過(guò)程。但這個(gè)過(guò)程中,由于業(yè)務(wù)部門(mén)不知道財(cái)務(wù)部門(mén)預(yù)算的“大盤(pán)子”,財(cái)務(wù)部門(mén)也不清楚業(yè)務(wù)部門(mén)哪些支出、多大的支出是合理的,博弈雙方信息不對(duì)稱(chēng)加上這中間缺乏一種合理的判斷標(biāo)準(zhǔn)和有效的管理機(jī)制,導(dǎo)致這種“博弈”耗時(shí)無(wú)效,甚至阻礙了企業(yè)正常的資源配置。
在這種情況下,企業(yè)往往采取易于操作的“一刀切”的方式(比如,按照一個(gè)固定比例削減各部門(mén)的預(yù)算),于是在預(yù)算使用中出現(xiàn)了“飽的飽死,餓的餓死”的現(xiàn)象,業(yè)務(wù)部門(mén)更多是從“我有多少錢(qián)就干多少事”的角度考慮問(wèn)題,事情本身的重要性往往被忽略,資源配置中的“預(yù)算失靈”不可避免地出現(xiàn)了。
問(wèn)題出在什么地方呢?核心在于“錢(qián)”和“事”脫節(jié):“管錢(qián)的”(財(cái)務(wù)部門(mén))不知道錢(qián)花在什么事上,或者不知道這些事該不該做,或者不知道該做的事應(yīng)該花多少錢(qián);“管事的”(業(yè)務(wù)部門(mén))往往更多從爭(zhēng)取資源出發(fā),為預(yù)算而預(yù)算,而不是從業(yè)務(wù)需求出發(fā)確定所需的資源;同時(shí)各部門(mén)、各業(yè)務(wù)單元各自申報(bào)預(yù)算,缺乏一個(gè)“歸口部門(mén)”來(lái)對(duì)業(yè)務(wù)需求(“事”)的合理性進(jìn)行判斷的有效機(jī)制。在這種情況下,“事”和“錢(qián)”必然是兩張皮,預(yù)算必然難以起到資源配置的作用。
“預(yù)算失靈”解決方案:先事后錢(qián)
在企業(yè)管理中,預(yù)算管理的發(fā)展已經(jīng)源遠(yuǎn)流長(zhǎng),形成一套系統(tǒng)完整的理論體系和方法工具,企業(yè)管理人員也做了很多探索以解決“預(yù)算失靈”問(wèn)題,但是效果往往不盡如人意,究其原因,很大程度上在于沒(méi)有將系統(tǒng)的理念方法轉(zhuǎn)化為可操作的行之有效的實(shí)踐,即還處于“有想法,沒(méi)辦法”的階段。
從銘遠(yuǎn)咨詢(xún)的項(xiàng)目實(shí)踐來(lái)看,一個(gè)具備操作性的解決方案是:確立“事權(quán)”決定“財(cái)權(quán)”的基本思想,“財(cái)權(quán)隨著事權(quán)走”,強(qiáng)調(diào)“事”與“錢(qián)”的結(jié)合。簡(jiǎn)單的說(shuō),就是“先事后錢(qián)”(First what, then how much),即先明確要干哪些事,再確定干這些事需要花多少錢(qián),讓“錢(qián)跟著事走”。其背后的邏輯就是借鑒ABC(基于活動(dòng)的成本管理方法)的基本思想:產(chǎn)品消耗活動(dòng),活動(dòng)消耗資源。注意,在這里說(shuō)的是借鑒其“思想”,而不一定是ABC的復(fù)雜系統(tǒng)和技術(shù)(這需要較強(qiáng)的管理基礎(chǔ)和實(shí)施過(guò)程中的巨大的管理成本)。另外值得一提的是,首先提出ABC的哈佛大學(xué)卡普蘭教授與提出平衡計(jì)分卡、戰(zhàn)略地圖等戰(zhàn)略描述與執(zhí)行工具的卡普蘭是同一個(gè)人,這也從一個(gè)側(cè)面說(shuō)明了資源配置與戰(zhàn)略執(zhí)行的緊密關(guān)系。
“先事后錢(qián)”的六個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)
可落地的管理思想一定是簡(jiǎn)單的、可以還原成常識(shí)的,“先事后錢(qián)”的思想也是這樣;但有效落地涉及到一系列管理前提、主要管理流程,銘遠(yuǎn)從大量的咨詢(xún)實(shí)踐中發(fā)現(xiàn),總結(jié)出一個(gè)“從事到錢(qián)”的總體框架(見(jiàn)下圖)。 這個(gè)框架是對(duì)“先事后錢(qián)”思想的具體落實(shí)。

這個(gè)框架從“確定合理的事”開(kāi)始(這是戰(zhàn)略回答的問(wèn)題:做正確的事),進(jìn)而將合理的事明確、具體化(通過(guò)業(yè)務(wù)工作計(jì)劃來(lái)實(shí)現(xiàn)),最后將具體、明確的事作為編制預(yù)算的依據(jù),完成“從事到錢(qián)”的轉(zhuǎn)化。
為有效做到“先事后錢(qián)”需要抓住以下幾個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié):
一、“事”怎么確定?有效的預(yù)算編制從明確“要干的事”開(kāi)始,“要干的事”由公司要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)以及實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的途徑?jīng)Q定。有效的戰(zhàn)略規(guī)劃制定了公司的目標(biāo)以及實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的途徑和戰(zhàn)略舉措,以此為依據(jù),各業(yè)務(wù)單位和部門(mén)將之進(jìn)一步細(xì)化為業(yè)務(wù)計(jì)劃,便可以成為可操作的“事”,構(gòu)成編制預(yù)算的依據(jù)和基礎(chǔ),這就涉及到管理流程的銜接?,F(xiàn)在很多公司都在推動(dòng)“戰(zhàn)略驅(qū)動(dòng)資源配置”,但往往停留在理念上,其原因在于“戰(zhàn)略舉措”離可操作的“具體的事”還有相當(dāng)?shù)木嚯x。
二、“事”應(yīng)具體到什么程度?簡(jiǎn)言之,要具體到能夠預(yù)算編制提供“明確的依據(jù)”。比如很多企業(yè)的“大力拓展農(nóng)村市場(chǎng)”、“積極推進(jìn)走出去戰(zhàn)略”顯然難以為預(yù)算制定提供足夠的依據(jù),只有將戰(zhàn)略規(guī)劃細(xì)化成可操作的業(yè)務(wù)計(jì)劃,甚至分解到活動(dòng)層級(jí),才能將“事”作為預(yù)算編制的基礎(chǔ)。這也涉及到管理流程的銜接,即戰(zhàn)略規(guī)劃與業(yè)務(wù)計(jì)劃的銜接。在具體操作中,一定要避免“公司規(guī)劃”和“業(yè)務(wù)計(jì)劃”兩張皮,要建立一種機(jī)制,使得業(yè)務(wù)計(jì)劃的核心依據(jù)是公司總體規(guī)劃。這里借用我們的客戶(hù)對(duì)預(yù)算管理的理想境界的描述:“預(yù)算跟著事項(xiàng)走,事項(xiàng)跟著項(xiàng)目走,項(xiàng)目跟著計(jì)劃走,計(jì)劃跟著規(guī)劃走,規(guī)劃跟著目標(biāo)走”。
在具體業(yè)務(wù)計(jì)劃編制中,有大量的部門(mén)工作(特別事一些日常性工作)難以在戰(zhàn)略規(guī)劃中體現(xiàn)。 為此,業(yè)務(wù)計(jì)劃可以分為兩個(gè)部門(mén):一個(gè)是戰(zhàn)略性的工作,來(lái)之于對(duì)戰(zhàn)略規(guī)劃中與部門(mén)職責(zé)相關(guān)內(nèi)容的細(xì)化和分解;一部分是日常性工作,主要是一些常規(guī)的、例行的一些工作。將兩部分內(nèi)容整合起來(lái)就是一個(gè)相對(duì)完整的業(yè)務(wù)計(jì)劃,可以作為預(yù)算編制的重要基礎(chǔ)。
三、既沒(méi)有規(guī)劃、也沒(méi)有具體的計(jì)劃如何“先事后錢(qián)”?在管理基礎(chǔ)相對(duì)薄弱的公司,戰(zhàn)略規(guī)劃與業(yè)務(wù)計(jì)劃往往不完整,甚至是缺乏的,在這種情況下可以在每筆預(yù)算編制和每次預(yù)算申請(qǐng)中,要求詳細(xì)寫(xiě)出預(yù)算的業(yè)務(wù)依據(jù)并由主管領(lǐng)導(dǎo)審閱,從預(yù)算的角度“倒逼”業(yè)務(wù)計(jì)劃。
下圖簡(jiǎn)要刻畫(huà)了“從事到錢(qián)”的主要環(huán)節(jié),其中一個(gè)連接“事”和“錢(qián)”的關(guān)鍵就是業(yè)務(wù)計(jì)劃,即“明確、具體的事項(xiàng)”。

四、怎樣“從事到錢(qián)”:這個(gè)環(huán)節(jié)是對(duì)整個(gè)框架中的“核心關(guān)節(jié)之一”。只確定了“事”如果沒(méi)有相關(guān)的費(fèi)用、成本依據(jù)(“這事該花多少錢(qián)”),即使再明確、再具體的事也不能轉(zhuǎn)換為預(yù)算。因此,必須明確活動(dòng)的成本驅(qū)動(dòng)因素、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)等等。在實(shí)踐中,從可操作的角度,一些客戶(hù)的做法可供參考。一種是“橫向類(lèi)比”,即“有例依例,無(wú)例比附”,及在管理基礎(chǔ)相對(duì)粗放的公司,確定一個(gè)事要花多少錢(qián)可以根據(jù)以前的“類(lèi)似情況”(“先例”)作為依據(jù)(何為“類(lèi)似”也是一個(gè)比較專(zhuān)業(yè)的問(wèn)題,需要?dú)w口部門(mén)判斷)或類(lèi)比,制定這件事的預(yù)算,有點(diǎn)類(lèi)似英美法系的“判例法”(先前判例也可以成為后案依據(jù))。 但可以提出一個(gè)要求,對(duì)確實(shí)類(lèi)似的事項(xiàng),預(yù)算費(fèi)用從原則上說(shuō)應(yīng)該逐年下降。一種是“縱向分解”,將一件事層層向下分解,一直到“業(yè)務(wù)活動(dòng)”這一層面,根據(jù)業(yè)務(wù)活動(dòng)的費(fèi)用驅(qū)動(dòng)因素確定各活動(dòng)的預(yù)算,在層層向上匯總,確定這件事的預(yù)算。這需要比較精細(xì)的管理,也公司對(duì)管理基礎(chǔ)提出了要求。公司可以根據(jù)自身的管理基礎(chǔ),選擇合適的確定方法。 但不管用什么方法,平時(shí)加強(qiáng)核算,積累數(shù)據(jù),總結(jié)規(guī)律,都是做好預(yù)算的重要基礎(chǔ)。
五、誰(shuí)來(lái)確定審核“事”?事權(quán)驅(qū)動(dòng)財(cái)權(quán)的要求下,必然衍生出了與之相應(yīng)的管理要求 ,比如對(duì)責(zé)任主體的要求,要求專(zhuān)業(yè)部門(mén)做專(zhuān)業(yè)決策,即各渠道、機(jī)構(gòu)和職能部門(mén)擔(dān)當(dāng)“事權(quán)”的決策主體。在相當(dāng)一部分公司中,財(cái)務(wù)部在預(yù)算中起著“全能”的作用,他們甚至審核本來(lái)應(yīng)該由業(yè)務(wù)管理部門(mén)審核的工作。這實(shí)際上是專(zhuān)業(yè)管理部門(mén)職責(zé)的缺位。 從落實(shí)預(yù)算的角度,“事”的制定和合理性判斷必須由專(zhuān)業(yè)部門(mén)而不是財(cái)務(wù)部來(lái)執(zhí)行,體現(xiàn)在公司層面,往往需要一個(gè)“歸口管理部門(mén)”對(duì)相關(guān)專(zhuān)業(yè)的“事權(quán)”負(fù)責(zé)。下圖扼要描述了“事權(quán)驅(qū)動(dòng)財(cái)權(quán)”所需的管理要求及責(zé)任主體。
六、錢(qián)花了,“事”是否干成?這涉及到預(yù)算執(zhí)行效果,也涉及到預(yù)算管理與績(jī)效考核的銜接。這是一個(gè)很重要的問(wèn)題,但在實(shí)踐中往往被忽視?,F(xiàn)在大部分公司都把預(yù)算執(zhí)行情況納入到績(jī)效考核中,但往往局限與費(fèi)用的使用情況,對(duì)費(fèi)用使用的效果缺乏評(píng)估。一些領(lǐng)先的企業(yè)已經(jīng)開(kāi)始嘗試把費(fèi)用使用情況和工作績(jī)效完成情況結(jié)合起來(lái)進(jìn)行預(yù)算執(zhí)行績(jī)效評(píng)估,這樣能夠更全面的反映“事權(quán)”和“財(cái)權(quán)”的結(jié)合。更進(jìn)一步,如果能不斷總結(jié)“事”和“錢(qián)”的映射關(guān)系(即干什么事要花多少錢(qián)),可以為“從事到錢(qián)”提供可靠的依據(jù),為預(yù)算編制的準(zhǔn)確性奠定良好的基礎(chǔ)。 當(dāng)然,這也是“閉環(huán)管理”的一個(gè)環(huán)節(jié)。
企業(yè)預(yù)算管理提升的抓手
為具體說(shuō)明以上要點(diǎn),我們以一家公司在預(yù)算管理方面的改進(jìn)工作做一個(gè)扼要的介紹。這家公司一直在預(yù)算管理方面進(jìn)行提升,但一些“根本性、結(jié)構(gòu)性”的問(wèn)題阻礙了這項(xiàng)工作的基本改進(jìn)。突出的問(wèn)題是“戰(zhàn)略規(guī)劃與業(yè)務(wù)計(jì)劃”、“預(yù)算編制”、“績(jī)效考核”三張皮,各項(xiàng)工作獨(dú)立進(jìn)行,沒(méi)有“良性互動(dòng)”,甚至出現(xiàn)“順序倒掛”(如預(yù)算已經(jīng)編制完畢,相關(guān)計(jì)劃還未確定),各自沒(méi)有形成合力;績(jī)效考核與戰(zhàn)略要求“脫鉤”(往往是各部門(mén)/分公司考核績(jī)效都很好,公司的一些重大工作完成的卻很不理想,及(“局部良好,總體不佳”);等等。 為切實(shí)改進(jìn)預(yù)算管理工作,公司提出了一體化管理的要求,并聘請(qǐng)咨詢(xún)公司進(jìn)行方案設(shè)計(jì)和實(shí)施支撐。從可操作的角度,進(jìn)行了幾項(xiàng)關(guān)鍵性改進(jìn)。
1. 改進(jìn)工作首先從理順管理流程入手,從各項(xiàng)管理工作的先后關(guān)系確保“戰(zhàn)略規(guī)劃驅(qū)動(dòng)業(yè)務(wù)計(jì)劃,業(yè)務(wù)計(jì)劃驅(qū)動(dòng)預(yù)算編制,績(jī)效考核支撐總體目標(biāo)”,調(diào)整了公司的“歷史沿革下來(lái)的管理日程”,即提前開(kāi)始規(guī)劃編制工作,確保預(yù)算編制和績(jī)效計(jì)劃開(kāi)始前有一個(gè)比較合理的規(guī)劃、計(jì)劃作為核心輸入;
2. 為使事項(xiàng)足夠具體明確,公司適當(dāng)調(diào)整了業(yè)務(wù)計(jì)劃工作的流程和組織,將規(guī)劃部門(mén)的職能中增加一個(gè)業(yè)務(wù)計(jì)劃的審核和歸口職能,對(duì)業(yè)務(wù)計(jì)劃的質(zhì)量和具體程度提出明確要求(這要求規(guī)劃部門(mén)能夠與業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行深入對(duì)話(huà));這樣一是可以確保規(guī)劃與計(jì)劃的有機(jī)銜接,二是保障了事項(xiàng)的基本合理性;
3. 在預(yù)算編制中,要求做到預(yù)算科目和工作事項(xiàng)的“有效映射”:即先從某個(gè)事項(xiàng)出發(fā),根據(jù)事項(xiàng)的成本費(fèi)用驅(qū)動(dòng)因素確定各項(xiàng)費(fèi)用,再將這些費(fèi)用按財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的要求按科目進(jìn)行歸集,完成從實(shí)現(xiàn)“工作計(jì)劃”到“財(cái)務(wù)報(bào)表”的轉(zhuǎn)換。 這個(gè)改進(jìn)是最具挑戰(zhàn)性的工作之一,也是成功的關(guān)鍵。如果這項(xiàng)工作未能有效開(kāi)展,戰(zhàn)略驅(qū)動(dòng)預(yù)算也必將流于形式。
4. 將績(jī)效考核計(jì)劃與業(yè)務(wù)計(jì)劃和預(yù)算掛鉤。 考核指標(biāo)有很強(qiáng)的導(dǎo)向作用。“人們不會(huì)做領(lǐng)導(dǎo)期望他做的事,但會(huì)做考核他的事”。 要真正落實(shí)預(yù)算的資源配置作用,有必要將預(yù)算執(zhí)行情況納入績(jī)效考核,并且要以合理的方式進(jìn)行考核。考核指標(biāo)的要來(lái)之于業(yè)務(wù)計(jì)劃的要求,考核指標(biāo)要體現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行情況和工作完成情況。同時(shí)要改善評(píng)估流程,優(yōu)化考核指標(biāo),使結(jié)果性指標(biāo)與過(guò)程性指標(biāo)相結(jié)合,實(shí)現(xiàn)公正考核、有效激勵(lì)。
5. 要真正落實(shí)這些管理改進(jìn),在運(yùn)作機(jī)制上需要進(jìn)行適度調(diào)整。 比如,要建立規(guī)劃部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)以及績(jī)效考核部門(mén)的“部門(mén)聯(lián)動(dòng)關(guān)系”,這往往需要公司級(jí)老總或副總作為總協(xié)調(diào)人;在組織職能上做相關(guān)調(diào)整,如增加規(guī)劃部門(mén)的業(yè)務(wù)計(jì)劃職能,特別強(qiáng)調(diào)歸口業(yè)務(wù)部門(mén)的“業(yè)務(wù)把關(guān)”職能;在各業(yè)務(wù)部門(mén)委任一個(gè)兼職的“預(yù)算聯(lián)系人”,做好前期的學(xué)習(xí) 和推介工作…..等等,一句話(huà),任何合理的方案不會(huì)“自動(dòng)自發(fā)”開(kāi)始運(yùn)作,需要開(kāi)展大量的推廣工作,需要有效的機(jī)制保障。
經(jīng)過(guò)這些改進(jìn),公司在預(yù)算方面取得了一些顯著突破,特別是在資源配置的合理性上有了顯著提升。首先是推動(dòng)了業(yè)務(wù)計(jì)劃的有效編制,公司主要業(yè)務(wù)部門(mén)都編制了詳細(xì)的業(yè)務(wù)工作計(jì)劃,這些計(jì)劃既對(duì)其自身工作具有切實(shí)的指導(dǎo),又有利于管理層對(duì)合理的資源分配進(jìn)行有效的決策;其次,好幾個(gè)部門(mén)通過(guò)編制業(yè)務(wù)計(jì)劃說(shuō)明第一次系統(tǒng)化的明確了業(yè)務(wù)活動(dòng)的成本驅(qū)動(dòng)因素和費(fèi)用驅(qū)動(dòng)因素,這樣,預(yù)算不再是“孤立的”為預(yù)算而預(yù)算,而是與公司目標(biāo)和業(yè)務(wù)計(jì)劃相結(jié)合,使業(yè)務(wù)部門(mén)預(yù)算編制從“湊數(shù)”轉(zhuǎn)為“合理規(guī)劃業(yè)務(wù)”;第三,在觀念上,管理人員認(rèn)識(shí)到預(yù)算管理不僅僅是財(cái)務(wù)部的職責(zé),而是全公司、全員、全過(guò)程的將公司目標(biāo)、業(yè)務(wù)計(jì)劃與資源調(diào)配的預(yù)算編制,這是一個(gè)長(zhǎng)期的管理改進(jìn)過(guò)程,要求在未來(lái)的工作中,按照“先事后錢(qián)”的要求,逐步提高各個(gè)環(huán)節(jié)的管理水平。 所有為預(yù)算工作的持續(xù)改進(jìn)奠定了良好的基礎(chǔ)。
當(dāng)然,預(yù)算管理改進(jìn)是一個(gè)系統(tǒng)的工作,涉及到企業(yè)的各個(gè)方面,還有一些重大因素在預(yù)算管理職能范圍外。但如果我們能夠抓住“事權(quán)”和“財(cái)權(quán)”相結(jié)合的各個(gè)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn),就能夠使預(yù)算在資源配置中發(fā)揮更大、更合理的作用。
?。ㄔd于2009年1月《銷(xiāo)售與市場(chǎng)》)