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  2013年10月03日    牛津管理評論      
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如今提到會議,詬病者居多。而,詬病者也多止于“破”,對如何“立”,則避而不談,很少給出方法和步驟,敢承諾出結(jié)果的人更少。

  清議者,在方法論的世界里,同樣不受歡迎。

  對“怎樣開好一次會議”這一常規(guī)難題,本文努力試圖從會議的作用、存在的誤區(qū)、包含的核心要素三個方面解讀,并在核心要素中提煉出會議流程計(jì)劃和控制檢驗(yàn)作為重點(diǎn)闡述對象,以此給讀者一個明晰的了解。

  1、會議的作用,即解決了什么問題

  會議存在的根基在于它是一個團(tuán)體行為,一對一我們更愿意稱之為溝通。會議的作用,也在告訴我們,當(dāng)發(fā)現(xiàn)用一對一溝通的成本將大于會議成本的時候,會議才有存在的價(jià)值和意義。

  至于會議有什么作用,以下例舉了四個方面,供討論參考:

  A、通知指導(dǎo)有效溝通

  這里之所以提到“指導(dǎo)”和“溝通”,說出了會議不僅是通知告知的作用,它是信息發(fā)送接收反饋處理的平臺,不僅僅是信息的輸出還有信息的反潰

  一旦,產(chǎn)生反饋,會議就有了“管理”功能。

  在團(tuán)隊(duì)管理中,日常會有很多常規(guī)會議,筆者曾將所率團(tuán)隊(duì)會議化為“三級會議”,基層員工每日晨會、中層管理每周例會、高層管理每月匯報(bào),并在常規(guī)會議中,不斷穿插非常規(guī)高層見面會,隨時把控進(jìn)度保證結(jié)果的提前超額完成。

  這些常規(guī)會議就起著非常重要的管理角色,它們是管理團(tuán)隊(duì)的紐帶和橋梁。通過這些會議,高層的意志轉(zhuǎn)化為制度被執(zhí)行,市場的聲音不斷收集反饋,總體方向得到不斷校正,信息往返在會議中,會議真正起到了管理效用。

  管理,不僅是上對下的管理,還是下對上的反饋,會議在這里就起到這個作用。

  B、發(fā)現(xiàn)問題解決問題

  關(guān)于發(fā)現(xiàn)問題和解決問題,這是對會議最常見的認(rèn)識。而,會議一般常犯的毛病在于,一味地發(fā)現(xiàn)問題,或者一味地解決同一個問題,會議成為形式,每日 的會議都圍繞在有意義沒有實(shí)質(zhì)進(jìn)展的問題上。

  因?yàn)?,個人能力的局限,會議解決問題的優(yōu)勢在于能集思廣益,或令其他人觸類旁通進(jìn)而得到或超過原定的目標(biāo)。

  案例:某辦事處每日 晨會,每人都闡述自己一天遇到的問題,要么大家都遇到了同一問題,要么就遇到了昨天的問題,主持會議者每日 為解決此類問題樂此不疲,下面人則在不斷的重復(fù)中厭倦。

  此例中,會議起到的發(fā)現(xiàn)問題解決問題這一作用,就打了折扣。他們在發(fā)現(xiàn)問題和解決問題,但沒有做到真正的發(fā)現(xiàn)和解決問題。并,沒有發(fā)揮集思廣益的優(yōu)勢,否則每次會議不會是“又是老問題”。

  C、總結(jié)激勵統(tǒng)一思想

  會議是一個時間進(jìn)度的節(jié)點(diǎn),它往往能將渙散的思想進(jìn)行整理統(tǒng)一并組裝成具有戰(zhàn)斗力的新思想,在二戰(zhàn)中,我們黨能出現(xiàn)空前的團(tuán)結(jié)并不斷發(fā)展壯大和歷次整風(fēng)運(yùn)動的會議不無關(guān)系。

  私下也曾經(jīng)常與很多有思想的朋友談及此事,一切組織的發(fā)展中,要數(shù)政府與軍隊(duì)這類的組織模式發(fā)展最為成熟。他們經(jīng)歷了數(shù)千年的變革和演化,已經(jīng)可以成為商業(yè)組織模仿的對象,設(shè)立各地辦事處,商戰(zhàn)亦可借用兵法,而政府和軍隊(duì)經(jīng)常使用的會議制度,也是管理的一種重要的形式。

  重大勝利和失敗,往往源于一次會議。

  但,當(dāng)會議走向另一個極端,就是對會議的誤解,文山會海不是說會議的復(fù)雜,而是人對會議的誤解,其根源在于人的腦袋。

  2、會議存在哪些誤區(qū)

  上面提到一個會議的誤區(qū),說的是會議發(fā)現(xiàn)了問題,并且解決了問題,但是,這些發(fā)現(xiàn)和解決每日 都會重復(fù),會議的作用打了折扣。

  但,更多的是下面幾個方面。

  A、會而不議、議而不決、決而無果

  整個會議在吵鬧、熱鬧中結(jié)束,至于會議解決了什么問題,做出了什么決定,下步是什么規(guī)劃,沒有人記住,或許有這個模塊,也進(jìn)行了討論,但是沒有人記祝

  點(diǎn)評:會議,此時成了積極解決問題者的辯論會,他們沒有能力控制會議引導(dǎo)會議向著一個明確的方向前進(jìn),能做的是調(diào)動與會人員的積極性,但積極性這艘船駛向何方,不得而知。

  建議:作為會議的主持者,務(wù)必了解會議的集思廣益會帶來很多干擾問題,這些干擾問題不是我們解決的核心問題,都能進(jìn)行篩選排除,集中精力和時間將所有人的思路都調(diào)集到目前當(dāng)下遇到的第一重要問題上,并對接下來的所有問題進(jìn)行重要性排序,依次逐個的解決所有問題。為了能將方法論變成生產(chǎn)力,會議最好能將責(zé)任落實(shí)到人頭上,逐個進(jìn)行跟蹤考核。

  主持會議者,務(wù)必明白會議的務(wù)實(shí)性,無決無果的會議都是官僚的表現(xiàn),對于一個利潤為導(dǎo)向的商業(yè)組織來說,玩不起。

  B、無主題無目標(biāo)-思想混亂

  與會者被臨時調(diào)集,主持人開場即扔出大量信息,多個信息交叉使得與會者既想解決問題,又覺得無從下手。每個人關(guān)注的焦點(diǎn)不同,其背景也各異,最終會議在一片積極爭論中迷失方向。

  點(diǎn)評:會議的主持者往往希望與會者能積極參與解決問題,而與會者總是希望主持人能給予啟發(fā)或是指導(dǎo),雙方的理解和希望產(chǎn)生“期待空隙”,思想沒有交叉,會議不但開著累,而且沒有成就感,每個人都在趕,最終也沒趕出想要的結(jié)果來。

  建議:無論是臨時召集還是事先預(yù)備,明確的主題和目標(biāo)是必須要向所有與會者宣告的。必要時,這些主題和目標(biāo)要寫在看板上,時刻提醒所有與會者將所有精力放在這些主題和目標(biāo)上,在會議的最后,將結(jié)果和目標(biāo)進(jìn)行比照。

  C、無秩序無規(guī)矩-現(xiàn)躊亂

  會議常見的怪相:接聽電話、交頭接耳、隨意走動、斜躺在座位上、趴在桌子上、認(rèn)真看其他東西、聚精會神的盯著看板想其他事情等等。這些對與會者看來,沒有任何什么大不了,會議的嚴(yán)肅性和規(guī)范性對他們來說,等于不存在。

  點(diǎn)評:此處點(diǎn)明了與會者對于會議的無知或疲于形式,也暴露了主持者的軟弱和不堅(jiān)定。一切以事先人后的原則,在這里不復(fù)存在。人階段性的積極和間歇性的麻痹在這里成為公眾關(guān)注的盲點(diǎn),他們懷著積極參加會議,信心滿滿,同時也真心而無所謂地做著與會議無關(guān)的事情。

  建議:導(dǎo)致現(xiàn)躊亂最重要的是主持者缺乏控制局面的能力和技巧,說到底是對會議的召開缺乏經(jīng)驗(yàn),除了有意識的進(jìn)行注意外,要爭取在每次會議后都能積極的總結(jié)這些原因,假如你在開會的時候,出現(xiàn)了以上列舉的各種怪相,請注意了:你的會議現(xiàn)場已經(jīng)到了混亂的局面。

  D、無主導(dǎo)無節(jié)制-流程混亂

  現(xiàn)象:主持者善于發(fā)現(xiàn)問題解決問題,并且樂于解決這些問題,凡是問題提出,都不假思索的解決,忽視了會議的主旨和使命。在延展到其他話題的過程中,一發(fā)不可收拾,會議時間延長、問題增加。與會者發(fā)現(xiàn),會議成了接力賽,大家跟著主持人從一個會議飛奔到另外一個會議,人在會議中感受到天馬行空的憧憬和迷茫,有種快樂并痛苦的感覺。等到主持人從天上回到地面,才發(fā)現(xiàn)會議才進(jìn)行到第二項(xiàng)。

  點(diǎn)評:解決問題本是件好事,盲目地解決問題就是對問題本身認(rèn)知處于一個空白的狀態(tài),是對自我失控的表現(xiàn)。會議有其使命和目標(biāo),在會議目標(biāo)達(dá)成后,如有條件的前提下進(jìn)行問題的解答,也許是較為明智的選擇。

  建議:時刻明確會議的責(zé)任和任務(wù),明確作為會議主持人的職責(zé)和影響,不能將會議作為展示自我的一個舞臺,好大喜功在這里同樣不適用。

  E、無監(jiān)督無執(zhí)行-結(jié)果混亂

  現(xiàn)象:會議作出了決策,分配到了人頭上,并且制定了明確的時間表,但第二次會議,發(fā)現(xiàn)即使這樣,也沒有達(dá)到原來想要的結(jié)果。

  點(diǎn)評:會議有決定和結(jié)果,但是僅僅停留在紙面上,在執(zhí)行中缺乏監(jiān)督、缺乏堅(jiān)持,最終表現(xiàn)出來的結(jié)果離會議想要的存在差距。此時,任何懲罰和追究責(zé)任都是蒼白無力的,結(jié)果就是結(jié)果,沒有完成,任何人都付不起這個責(zé)任。

  建議:再優(yōu)秀的方案,沒有人執(zhí)行或者執(zhí)行不到位,都是一紙空文。執(zhí)行完成是會議的最終落腳點(diǎn)。會議在開完后,應(yīng)該有專門的組織和部門對會議的決策進(jìn)行負(fù)責(zé)到底。

  3、會議的4個核心元素

  A、準(zhǔn)備充分

  會議準(zhǔn)備充分包括:會議主題、時間、地點(diǎn)、與會人員、會議流程、執(zhí)行機(jī)構(gòu)、注意事項(xiàng)等等。

  必要時,與會者應(yīng)先拿到會議的資料,確保會議的進(jìn)行是對所有問題的逐一解決,省去對問題的介紹和與會者對問題的思考時間。

  一旦達(dá)成共識,立即分配給執(zhí)行機(jī)構(gòu),并為確保完成進(jìn)行當(dāng)面核對。

  B、設(shè)立主題

  會議的主題是對本次會議解決問題的一個總結(jié)和提示,給會議的召開一個理由和目標(biāo)。但設(shè)立主題還不是最重要的,重要的是將這個主題始終保持下去。

  C、把控進(jìn)度

  對待所有事情的一個重要方面就是對這個事務(wù)的控制,以至于不使之失控,并百分百保證結(jié)果的達(dá)成或者是取得更好的結(jié)果。

  D、結(jié)果檢驗(yàn)

  對結(jié)果的檢驗(yàn)是十分重要的一個環(huán)節(jié),不是對結(jié)果導(dǎo)向的檢驗(yàn),而是在事情發(fā)展中對其中的進(jìn)度進(jìn)行檢驗(yàn),不斷的進(jìn)行抽查和檢驗(yàn),以保證大體方向不出差錯,并能在需要的時候給予指導(dǎo)。

  4、會議的流程與計(jì)劃

  A、通知并要求準(zhǔn)備資料

  通知會議時,如果是長距離通知,要進(jìn)行提前2天或1天通知到位,所有時間必須具體到分鐘,至于針對每個團(tuán)隊(duì)不同,有些團(tuán)隊(duì)通知的時間是正點(diǎn),但有些要提前30分鐘的時間點(diǎn)進(jìn)行通知,以確保所有人能在預(yù)想的時間點(diǎn)到位。

  上文提到,與會者應(yīng)在會議前有一些關(guān)于會議的見解。并且對這些見解,要有充分的數(shù)據(jù)支撐。所有發(fā)言的每個字,都能找到其來源,以確保會議的高效性和實(shí)用性。

  一些基本的東西是務(wù)必隨身攜帶的:可以使用的筆、正式的筆記薄,其他的還可以準(zhǔn)備錄音筆、U盤、筆記本電腦、會議要求帶的齊全資料等等。

  B、確定會議時間和地點(diǎn)

  提前確定會議的確切時間和地點(diǎn),如有改動,在第一時間確認(rèn)改動后不會第二次改變后,進(jìn)行通知確認(rèn)新的時間和地點(diǎn)。

  C、確定與會人員角色與發(fā)言順序

  確定與會人員角色和發(fā)言順序,出于對會議本身有序高效進(jìn)行的需要。這一點(diǎn)十分重要,最好是用文字的方式,確定后發(fā)給每個當(dāng)事人,并進(jìn)行一一確認(rèn)。

  對有可能發(fā)生意外的人員或事務(wù),提前進(jìn)行解決或暫停后將其進(jìn)行孤立解決,防止個別事務(wù)影響到大局。

  D、檢驗(yàn)會議結(jié)果并告知

  在檢驗(yàn)會議結(jié)果后,遇到成功的正面的信息,要及時發(fā)布告知其他人員,以此激勵整個團(tuán)隊(duì)向前行的方向發(fā)展。

  也是向所有關(guān)系人員進(jìn)行告知事態(tài)發(fā)展的動態(tài),及時公布進(jìn)度。

  在公布進(jìn)度過程中,一定要記住,所有進(jìn)度都應(yīng)以數(shù)據(jù)為基準(zhǔn),結(jié)果應(yīng)建立在數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上,管理應(yīng)以數(shù)據(jù)說話,如有可能,雷諾瓦管理咨詢的顧問是要求每個字背后必須是一串真實(shí)可信并有據(jù)可查的數(shù)據(jù)庫。

  如何開好一個會,其實(shí)不是我們要的最終目的,而是通過會議來管理團(tuán)隊(duì),這才是真正的意圖。會議每日 都在進(jìn)行,它所耗費(fèi)的時間成本、人員成本、管理成本是一個浩大的工程,假使通過對會議的理解能逐步或者徹底地改變這個現(xiàn)象的話,那么對于任何一個組織來說,一項(xiàng)會議所解決的問題將是不可估量的。

  而且作為其無形的資產(chǎn)將變負(fù)面的影響為正面的動力,不斷地為這個公司發(fā)揮著促進(jìn)的作用。
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