為了更好、更高效的組織召開會議，達到會議集思廣益、有效溝通、解決問題、達成共識、開發(fā)創(chuàng)意、激勵士氣的目的，杜絕低效會議、無用會議、拖拉會議、陪綁會議的召開，避免浪費大家的時間，避免造成公司會議效率低下、管理成本增加。為了開好高效的會議，現(xiàn)提出以下九點建議：

    一、主題要聚焦。

    一次會議，最好就只有一個主題。這樣可以集中時間和精力，集中有關(guān)人員，高效解決問題。綜合性會議，最多也不要超過三個議題。會議議程上沒有的話題，在開會的過程中可能會涉及到，但是如果不是很重要，那就必須放一放，集中精力討論問題，減少會議的時間。

    二、人員要相關(guān)。

    參加會議的人員，要堅持“少而精”的原則。與會議議題直接關(guān)聯(lián)的部門，派人參加。參加會議的人員，一定要有決策權(quán)。

    三、事先要通報。

    會前必須做好充分的準(zhǔn)備。要想會議高效，事先告知很重要。會議應(yīng)至少提前一天告知，包括會議議題、會議議程、會議起止時間、需提供的有關(guān)資料、發(fā)言次序等，讓與會人員作好準(zhǔn)備，開會時積極發(fā)言，各抒己見，迅速做出決策，提高會議效率。

    四、程序要準(zhǔn)確。

    會議由會議議題部門主持，他要把這個會議的背景、要做什么事情從頭到尾敘述一遍，然后當(dāng)場征詢大家意見，要求各個部門就討論的議題發(fā)表觀點，公司領(lǐng)導(dǎo)高屋建瓴，當(dāng)場決策，統(tǒng)一協(xié)調(diào)指揮。會議要遵守會議程序，嚴(yán)格遵守會議紀(jì)律，會議期間原則上不允許外出，如有特殊情況，必須向主持人寫書面字條說明原因。

    會議主持人在最后一定要告訴大家結(jié)論，接下來的工作應(yīng)該怎么做。如果領(lǐng)導(dǎo)覺得信息不全面，那么就下次會議再來拍板，但必須保證時間節(jié)點。會議要形成執(zhí)行時間表，某個時間段大家要做什么，工作的結(jié)果如何匯總，什么時間再來開會碰頭。這樣分工明確，效率也會很高。

    五、時間要緊湊。

    要事先規(guī)定會議時間，一般的會議不要超過一小時，較長的會議要分階段進行，每階段發(fā)言人的時間要規(guī)劃和控制好，有必要時計劃 中場休息。合理控制發(fā)言時間，原則上每人發(fā)言每次不得超過5分鐘。

    六、記錄要完整。

    會議記錄一定要完整、規(guī)范。會議組織部門從簽到、討論記錄，到會議決議、表決情況，都要進行詳細(xì)記錄，以備查。所有會議的記錄和形成的決議，要匯總整理成標(biāo)準(zhǔn)的《會議記錄》經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，交由人力資源部存檔，監(jiān)察部對會議形成的決議負(fù)責(zé)督辦。

    七、紀(jì)要下發(fā)要及時。

    會議召開后應(yīng)在會后一天內(nèi)下發(fā)會議紀(jì)要，會議紀(jì)要做到完成目標(biāo)的時間、要求、方法、執(zhí)行人四落實。要及時貫徹會議精神，增強會議時效性，發(fā)揮會議的作用。

    八、決策執(zhí)行要檢查。

    會議決策情況要跟蹤檢查，在會后的幾天里，分管領(lǐng)導(dǎo)要檢查分管部門對會議決議的貫徹落實方案。

    九、及時做好總結(jié)。

    決策完成期限要進行及時的總結(jié)，做到好的表揚，錯的處罰，確保會議有效性的貫徹落實。按照PDCA的原則，總結(jié)經(jīng)驗和教訓(xùn)。對典型經(jīng)驗或教訓(xùn)，要認(rèn)真解剖，制定糾正和預(yù)防措施，爭取不讓企業(yè)犯相同的錯誤。