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  2015年01月23日    財富中文網(wǎng)     
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如何終結(jié)那些“哈欠連天”的會議?

我的新年決心之一就是宣傳“親密共處”這個理念。聽起來有些聳人聽聞,但事實上并非如此。

這種說法并非我的原創(chuàng)——它的版權(quán)屬于蒂姆•列伯萊希特。他的新書《商業(yè)羅曼蒂克》(The Business Romantic)即將出版。最初聽到這種說法,我就立刻確認出這種現(xiàn)象。它描述的效果,我也曾經(jīng)歷過許多次,但不知道該如何定義,更不知道這種效果如何或者為什么令人如此滿意。

所謂“親密共處”就是連續(xù)幾個小時與某個人在一起,不插電,遠離電話。更嚴謹?shù)恼f法是,想象與另外一個人進行一整天的會談,討論一個項目——沒有電子郵件、電話或其他職責的干擾。

我知道這聽起來可能有些可怕。我在過去一年經(jīng)歷過這種“親密共處”時刻:上午剛過9點去見客戶。一起喝咖啡,吃點心。坐在一張大桌子前面,桌子上擺滿了我們將要討論的所有文件和可交付成果。我們聊了一會兒,然后開始工作。幾個小時之后,我們訂了午餐,期間除了給送餐員小費,去了一趟洗手間,我們一直沒有中斷討論。我們有時候會聊一聊私人的事情,因為我們不可能永遠專注于任務(wù)——事實上,我們非常自由,非常放松。重要的是,在大約九個小時內(nèi),我們都沉浸在兩個人的世界里,沉浸在當下,沉浸在我們兩人都需要完成的待辦事項上,直到任務(wù)完成,我們才結(jié)束了一天的工作。

我注意到在這期間發(fā)生了三件事。我和我的客戶在臨近結(jié)束的時候,比開始的時候精力還要充沛。我們希望做的每件事都圓滿完成。我們糾結(jié)數(shù)周的艱難決定,突然之間變得非常容易。事實上,有時候,最好的答案變得如此顯而易見,我們都納悶為什么此前沒有意識到這一點。

我向列伯萊希特描述我的經(jīng)歷時,他說“親密共處”所具有的罕見強度和“輕微被監(jiān)禁”元素,一定程度上可以解釋其效果。

他補充道:“就像困在電梯里一樣,由于極端的環(huán)境,一位陌生人會成為你最好的新朋友。我們已經(jīng)很少能獲得這種親密感,因為永遠在線的生活,讓我們在大多數(shù)體驗中有很多退出選項。”

按照列伯萊希特的觀點,如果你希望培養(yǎng)與某人的深層關(guān)系,你最好用不間斷的10個小時與對方在一起,而不是見他或她10次,每次持續(xù)1個小時。雖然所用的時間是相同的,但兩種方法的結(jié)果卻截然不同。

此外,列伯萊希特還認為,“親密共處”是有益的,因為我們真的很難做到這一點,而我們對一件事情的重視程度通常取決于我們?yōu)橹冻龅呐?。正如列伯萊希特所解釋的那樣,“承受一點痛苦”——“在這個案例中,這種痛苦指的是,類似被囚禁一樣相處一整天,沒有其他干擾”——可以用一種讓我們覺得有價值的方式打破常規(guī)。做這種不平常的事情,會增強一種感覺,即需要完成的這項任務(wù),以及需要相處的這個人都非常重要。

但為什么我和我的客戶實際上完成了更多任務(wù)?列伯萊希特認為,這是相關(guān)風險的一種功能。讓對方緊張不安的可能性非常高,而這是好事。他說道:“在親密情景中,沖突會更快出現(xiàn)和升級,而這也是支持親密共處的另外一個商業(yè)理由。這是一種非常有效的創(chuàng)意孵化器和試驗場。”

彼此如此靠近,隱瞞分歧變得更難——而且人們也沒有這樣做的動機。一個人可能會說任何需要說的話。分享棘手的、可能令人不快的事實也變得更加容易,因為一方可以通過一絲微笑或小小的善意,甚至幫對方倒水或再拿一張餐巾紙這種細微的動作,來消除說出這些事實的影響。

列伯萊希特斷定:“解決沖突通常需要沖突雙方面對面談判,而且談判一般不會按照朝九晚五的安排進行,這并非巧合。在政治或商業(yè)當中,親密的環(huán)境迫使雙方真正‘看到’對方和他們的議程。這樣做可以推動決策進程。”

或許當人們在考慮更常見的替代方案時,才最能體會到親密環(huán)境的價值。比如,開會的時候,一半與會者在考慮自己的問題或查看電子郵件,而另外一半則在滔滔不絕地講述自以為是的狀態(tài)報告;電話會議讓人感覺純粹是在浪費時間。列伯萊希特建議,不要每周拿出兩個小時召開電話會議,項目的合作方應(yīng)該每個月拿出一整天,在一起討論問題。與會者將處理會議的所有議題,不過他們也會得到更多。人際關(guān)系的增強,要比項目本身更有價值,也更加持久。

要想進入親密共處狀態(tài),必須具備同理心,而這種狀態(tài)也會產(chǎn)生新的同理心。這是一個良性循環(huán)。列伯萊希特表示:“我相信,如果我們在工作當中都能推行這種理念,世界將變得更美好。”

這是否意味著公司應(yīng)該將這種做法制度化?未必要這樣做。

列伯萊希特表示:“但我希望我們能夠建立一種不同的思維,將親密體驗作為商業(yè)活動寶貴而關(guān)鍵的組成部分。并非因為這種做法能提高工作效率或直接影響收益,而是因為它可以將我們的公司變得更加人性化,讓我們?nèi)硇耐度牍ぷ?,用意想不到的、更有意義的方式去接觸其他人和我們自己。”

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隨機讀管理故事:《分工》
  一位年輕的炮兵軍官上任后,到下屬部隊視察操練情況,發(fā)現(xiàn)有幾個部隊操練時有一個共同的情況:在操練中,總有一個士兵自始至終站在大炮的炮筒下,紋絲不動。經(jīng)過詢問,得到的答案是:操練條例就是這樣規(guī)定的。原來,條例因循的是用馬拉大炮時代的規(guī)則,當時站在炮筒下的士兵的任務(wù)是拉住馬的韁繩,防止大炮發(fā)射后因后座力產(chǎn)生的距離偏差,減少再次瞄準的時間?,F(xiàn)在大炮不再需要這一角色了。但條例沒有及時調(diào)整,出現(xiàn)了不拉馬的士兵。這位軍官的發(fā)現(xiàn)使他受到了國防部的表彰。
  [分析]管理的首要工作就是科學分工。只有每個員工都明確自己的崗位職責,才不會產(chǎn)生推委、扯皮等不良現(xiàn)象。如果公司象一個龐大的機器,那么每個員工就是一個個零件,只有他們愛崗敬業(yè),公司的機器才能得以良性運轉(zhuǎn)。公司是發(fā)展的,管理者應(yīng)當根據(jù)實際動態(tài)情況對人員數(shù)量和分工及時做出相應(yīng)調(diào)整。否則,隊伍中就會出現(xiàn)“不拉馬的士兵”。如果隊伍中有人濫竽充數(shù),給企業(yè)帶來的不僅僅是工資的損失,而且會導致其他人員的心理不平衡,最終導致公司工作效率整體下降。
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