具體而言，我們將討論三種管理時(shí)間：

 

    受老板制約的時(shí)間——用于完成那些老板要求的工作，而且經(jīng)理若不完成，將迅速受到直接的處罰。

 

    受公司制約的時(shí)間——用于處理來(lái)自其它經(jīng)理的求助。忽略這些要求，也將受到處罰，盡管不那么直接或迅速。

 

    受自己制約的時(shí)間——用于處理經(jīng)理自己想出或同意做的工作。其中一部分時(shí)間會(huì)被下屬占用，稱為受下屬制約的時(shí)間;剩下的時(shí)間屬于經(jīng)理自己，被稱為“自由支配時(shí)間”。“自己的時(shí)間”不會(huì)受到任何處罰，因?yàn)闊o(wú)論老板還是公司都不知道經(jīng)理沒(méi)有完成自己原本打算完成的工作，也就無(wú)法對(duì)他進(jìn)行約束。

 

    要應(yīng)付來(lái)自各方面的要求，經(jīng)理需要控制好工作時(shí)間和內(nèi)容。既然老板和制度規(guī)定的工作存在受罰風(fēng)險(xiǎn)，所以經(jīng)理不能忽視。這樣自己的時(shí)間便成了他們最關(guān)心的問(wèn)題了。

 

    經(jīng)理應(yīng)該通過(guò)盡量減少“自己的時(shí)間”中受下屬制約的時(shí)間部分來(lái)提高自由支配時(shí)間部分。然后利用這些提高的自由支配時(shí)間部分來(lái)更好地處理老板和公司給他規(guī)定的工作。大部分經(jīng)理幾乎從未意識(shí)到：他們大部分時(shí)間都花在了下屬問(wèn)題上。所以，我們將使用“背上的猴子”這個(gè)比喻來(lái)解釋“受下屬制約的時(shí)間”是如何形成的，以及經(jīng)理應(yīng)怎樣做。

 

    猴子在哪兒?

 

    讓我們想象一下，一個(gè)經(jīng)理正走在大廳時(shí)，這時(shí)他看見(jiàn)一個(gè)下屬Jones迎面而來(lái)。兩人碰面時(shí)，Jones打招呼道，“早上好。順便說(shuō)一下，我們出了個(gè)問(wèn)題。你看……”當(dāng)Jones繼續(xù)往下說(shuō)時(shí)，經(jīng)理發(fā)現(xiàn)這個(gè)問(wèn)題與所有下屬提出的問(wèn)題具有兩個(gè)相同之處，引起了他的注意。這兩個(gè)相同之處是：(1)經(jīng)理知道自己應(yīng)該參與解決問(wèn)題(2)經(jīng)理知道目前還無(wú)法提供解決問(wèn)題的方案。于是，經(jīng)理說(shuō)，“很高興你能提出這個(gè)問(wèn)題。我現(xiàn)在很忙。讓我考慮一下，再通知你。”然后他就和Jones各自走開(kāi)了。

 

    現(xiàn)在我們分析一下剛才發(fā)生的一幕。他們兩個(gè)人碰面之前“猴子”在誰(shuí)的背上?下屬的背上。兩人走開(kāi)之后，又在誰(shuí)的背上?經(jīng)理的。一旦猴子成功地從下屬的背上跳到上司的背上，“受下屬制約的時(shí)間”便一直持續(xù)到猴子回到真正的主人那兒接受照顧和飼養(yǎng)。在接收這只猴子的同時(shí)，他也就自動(dòng)地站到了他下屬的下屬位置上。也就是說(shuō)，當(dāng)經(jīng)理做了兩件一般應(yīng)讓下屬為老板做的事時(shí)，他也讓Jones將他變成了她的下屬。這兩件事就是——經(jīng)理從下屬那兒接過(guò)了責(zé)任，并承諾匯報(bào)工作進(jìn)展?fàn)顩r。

 

    而下屬呢，為了確保經(jīng)理不會(huì)忘記這件事，以后她會(huì)將頭探進(jìn)經(jīng)理辦公室，歡快地詢問(wèn)道，“怎么樣了?”(這叫監(jiān)督)。

 

    或者讓我們想象一下經(jīng)理是如何結(jié)束他和另一位下屬Johnson的談話的。他離開(kāi)時(shí)說(shuō)，“好的。給我一份備忘錄。”

 

    我們分析一下這個(gè)場(chǎng)景。猴子現(xiàn)在在下屬的背上，因?yàn)橄乱徊揭扇〉男袆?dòng)是他，但猴子準(zhǔn)備跳躍了。觀察這只猴子。Johnson盡職地寫(xiě)好經(jīng)理要求的備忘，放在發(fā)件籃里。然后很快經(jīng)理從收件籃中收到并讀了一遍?，F(xiàn)在該誰(shuí)采取行動(dòng)?經(jīng)理。如果他不迅速采取行動(dòng)，下屬就會(huì)越生氣(因?yàn)樗麜?huì)浪費(fèi)時(shí)間)，經(jīng)理也就越內(nèi)疚(他所背負(fù)的“受下屬制約的時(shí)間”也會(huì)越來(lái)越重)。

 

    或者，設(shè)想經(jīng)理在和另一個(gè)下屬Smith會(huì)面時(shí)，他同意為他讓Smith作的公共關(guān)系建議書(shū)提供一切必要的支持。結(jié)束的時(shí)候經(jīng)理說(shuō)，“需要幫助盡管告訴我。”

 

    我們來(lái)就此作一分析。同樣，猴子本來(lái)是在下屬背上的。但是又有多久呢?Smith意識(shí)到：直至經(jīng)理批準(zhǔn)她的建議書(shū)才能讓經(jīng)理“知道”。根據(jù)經(jīng)驗(yàn)，她也意識(shí)到她的建議書(shū)會(huì)在經(jīng)理的公文包里呆上幾個(gè)禮拜才能得到處理。是誰(shuí)真正得到了猴子?誰(shuí)要找誰(shuí)核實(shí)?浪費(fèi)時(shí)間和瓶頸問(wèn)題又會(huì)發(fā)生。

 

    第四個(gè)下屬，Reed，剛從公司的另一部門(mén)調(diào)任，將發(fā)起并管理一項(xiàng)新的業(yè)務(wù)。經(jīng)理說(shuō)過(guò)他們馬上要碰個(gè)頭，訂出一套新的工作目標(biāo)，并補(bǔ)充說(shuō)，“我會(huì)草擬一個(gè)跟你討論的大綱。”

 

    我們也來(lái)分析一下。下屬(通過(guò)正式委任)得到了一份新工作并(通過(guò)正式授權(quán))負(fù)有全部責(zé)任，但是經(jīng)理要負(fù)責(zé)下一步的工作。在他作出任何行動(dòng)之前，他肩負(fù)著猴子，而下屬也無(wú)法開(kāi)展工作。

 

    為什么會(huì)發(fā)生這樣的情形?因?yàn)樵诟鞣N情形下，經(jīng)理和下屬在最初時(shí)總是自覺(jué)或不自覺(jué)地認(rèn)為他們所考慮的問(wèn)題是兩人共同的問(wèn)題。每次猴子都是在經(jīng)理和下屬的背上跳來(lái)跳去。它所要做的就只是不合時(shí)宜地跳，然后，一轉(zhuǎn)眼，下屬就機(jī)敏地消失了。于是，經(jīng)理的一大堆事務(wù)中又增添了一樁。當(dāng)然，可以學(xué)習(xí) 猴子合時(shí)宜地跳。但在最開(kāi)始就阻止它們叉腿坐在兩個(gè)人的背上就更容易些。

 

    誰(shuí)為誰(shuí)工作?

 

    設(shè)想一下，如果這4個(gè)下屬都能為他們上司的時(shí)間周全地考慮，從而盡量使每日 跳到經(jīng)理背上的猴子不超過(guò)3只。在5天的工作周里，經(jīng)理就會(huì)得到60只尖叫的猴子——猴子太多，會(huì)令他無(wú)法一只一只地處理好。所以他只能將“受下屬制約的時(shí)間”花在搞定“優(yōu)先事情”上。

 

    周五下午快下班時(shí)，經(jīng)理把自己關(guān)在辦公室時(shí)考慮面臨的事情，而他的下屬們則等在門(mén)外希望能抓住周末前的最后機(jī)會(huì)提醒他“快作抉擇”。想象他們?cè)陂T(mén)外等的時(shí)候怎樣彼此悄悄議論：“真是難辦。他根本沒(méi)法作任何決定。真是不知道象他那樣一個(gè)沒(méi)能力作決定的人怎么在公司做得這么高。”

 

    最糟的是，經(jīng)理無(wú)法作出任何“下一步的行動(dòng)”是因?yàn)樗麕缀跛械臅r(shí)間都花在了應(yīng)付上司和公司要求做的事上了。要完成這些事，他需要自由支配的時(shí)間，而當(dāng)他忙于應(yīng)付這些猴子時(shí)，也就失去了自由支配的時(shí)間。這樣經(jīng)理就陷入了惡性循環(huán)中。但是時(shí)間卻被浪費(fèi)了(這是說(shuō)得輕的)。經(jīng)理用對(duì)講機(jī)告訴秘書(shū)，讓她轉(zhuǎn)告那幾個(gè)下屬，他只能禮拜一早上見(jiàn)他們了。晚上7點(diǎn)，他離開(kāi)公司，下定決心要第2天回辦公室，利用周末處理事情。第2天清晨，當(dāng)他回到辦公室時(shí)，卻透過(guò)窗戶看見(jiàn)高爾夫球場(chǎng)上看見(jiàn)兩對(duì)人正在打球。猜到是誰(shuí)了吧?

 

    這下好了。他現(xiàn)在知道誰(shuí)是真正為誰(shuí)工作了。而且，他現(xiàn)在也明白了，如果他這個(gè)周末完成了他要完成的任務(wù)，他的下屬就會(huì)士氣高漲，從而每個(gè)人都會(huì)提高跳到他背上的猴子數(shù)量。簡(jiǎn)而言之，當(dāng)他登高遠(yuǎn)眺時(shí)，現(xiàn)在他明白了他越被糾纏不放，就會(huì)越落后。

 

    于是他正象躲避瘟疫似地飛快地離開(kāi)了辦公室。那他的計(jì)劃呢?多年來(lái)他一直沒(méi)時(shí)間做的一件事：和家人共度周末。