文／余順坤 張歐
關(guān)鍵詞：崗位說明書 履職指南 責(zé)任分工 工作標(biāo)準(zhǔn)
眾多企業(yè)的崗位說明書都止步于崗位職責(zé)，僅僅羅列“負(fù)責(zé)……工作”，而職責(zé)如何落地卻無下文，所以實(shí)用性不高。崗位說明書其實(shí)就是一份“崗位”的“說明書”。一件剛拆封的家用電器，顧客讀過說明書，便清楚了應(yīng)該如何使用，對(duì)于崗位也是如此。企業(yè)制定崗位說明書是需要它去發(fā)揮作用、指導(dǎo)員工稱職工作。所以，一份合格的崗位說明書應(yīng)該讓在崗員工清晰地知道自己應(yīng)該“做什么”、“怎么做”、“做到什么程度算好”、“不能踩的紅線在哪里”。
一、工作思路
如上文所說，一份實(shí)用性強(qiáng)的崗位說明書應(yīng)該能夠回答如下幾個(gè)問題：這個(gè)崗位是做什么的、工作內(nèi)容有哪些？這些工作該怎么做、跟誰一起做？這些工作要做到什么程度、達(dá)到什么樣的標(biāo)準(zhǔn)才算是稱職的？在這個(gè)崗位工作，有哪些行為是不能容忍的？基于上述問題，本文重新設(shè)計(jì)了崗位說明書的編制思路與工作流程，具體如圖。
二、工作原則與流程
崗位說明書的編制不是人力資源部的事兒、更不是公司領(lǐng)導(dǎo)的事兒，必須由了解崗位實(shí)際工作的人來寫、必須堅(jiān)持“誰明白、誰來寫”的工作原則。由此，崗位說明書的編制應(yīng)遵循“在崗員工自己寫第一稿，直接上級(jí)修改，所在部門負(fù)責(zé)人修審，人力資源部或?qū)I(yè)研究機(jī)構(gòu)提供全面的技術(shù)指導(dǎo)和規(guī)范”的工作流程。
三、工作內(nèi)容
在工作思路和工作原則的指導(dǎo)下，崗位說明書的編制應(yīng)遵循如下步驟進(jìn)行：
第一步，梳理崗位工作、明確崗位職責(zé)——知道“做什么”。
依據(jù)“誰明白、誰來寫”的原則，由在崗員工先行梳理崗位工作流水賬，詳細(xì)記錄自己每天的工作任務(wù)、事項(xiàng)；然后，將流水賬記錄的崗位工作內(nèi)容進(jìn)行整理、分類，把同一類的具體工作事項(xiàng)進(jìn)行總結(jié)概括，提煉成為崗位職責(zé)或職能模塊。員工梳理時(shí)可參考表1所示技術(shù)模板進(jìn)行梳理提煉。
第二步，明確工作路徑、梳理履職指南——知道“怎么做”。
第一個(gè)步驟梳理出的崗位職責(zé)是具有一定高度的、概括性的內(nèi)容，崗位職責(zé)的落地還需要履職指南的補(bǔ)充。履職指南中可以明確履行該項(xiàng)職責(zé)時(shí)應(yīng)遵從的時(shí)間節(jié)點(diǎn)要求、必須參照的制度依據(jù)或規(guī)定、履職所需的權(quán)限和資源等等（見表2）。履職指南讓職責(zé)更加形象和具體，是職責(zé)落地的關(guān)鍵。
第三步，定位責(zé)任主體、明確角色定位——知道“誰牽頭、誰承擔(dān)、誰配合”。
在企業(yè)中，每個(gè)崗位都不是獨(dú)立的個(gè)體，崗位與崗位間的工作一定存在交叉與銜接。因此，明確崗位工作內(nèi)容后，責(zé)任主體的劃分（見表3）可以提高工作效率、避免履職過程中的“扯皮”現(xiàn)象。
第四步，掌握關(guān)鍵指標(biāo)、明確工作標(biāo)準(zhǔn)——做到“什么程度”。
崗位職責(zé)需要工作標(biāo)準(zhǔn)的約束，員工清楚工作應(yīng)做到“什么程度”，才能有方向地去履行職責(zé)。另外崗位工作標(biāo)準(zhǔn)也是員工考核指標(biāo)提煉的基礎(chǔ)，未來具體考核指標(biāo)需要充分參照崗位工作標(biāo)準(zhǔn)、結(jié)合階段性工作重點(diǎn)等時(shí)間特征提煉、制定。
第五步，杜絕消極行為、明確行為禁區(qū)——制定“高壓線、低壓線”預(yù)防警示。
員工履行崗位職責(zé)需要“有所為、有所不為”，崗位說明書中需要根據(jù)崗位工作特點(diǎn)與工作內(nèi)容，標(biāo)示“高壓線、低壓線”，通過告知員工在履職過程中的絕對(duì)禁止行為和后果嚴(yán)重行為，實(shí)現(xiàn)規(guī)范管理、預(yù)先警示、防控風(fēng)險(xiǎn)的目的。綜上步驟設(shè)計(jì)的崗位說明書樣例如表4所示?！?/div>
本文系中央高校基金（項(xiàng)目編號(hào)：13XS26）的部分成果
作者單位
華北電力大學(xué)（北京）經(jīng)濟(jì)與管理學(xué)院
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隨機(jī)讀管理故事：《買復(fù)印紙的困惑》
老板叫一員工去買復(fù)印紙。員工就去了，買了三張復(fù)印紙回來。老板大叫，三張復(fù)印紙，怎么夠，我至少要三摞。員工第二天就去買了三摞復(fù)印紙回來。老板一看，又叫，你怎么買了B5的，我要的是A4的。員工過了幾天，買了三摞A4的復(fù)印紙回來，老板罵道:怎么買了一個(gè)星期，才買好？員工回：你又沒有說什么時(shí)候要。一個(gè)買復(fù)印紙的小事，員工跑了三趟，老板氣了三次。老板會(huì)搖頭嘆道，員工執(zhí)行力太差了！員工心里會(huì)說，老板能力欠缺，連個(gè)任務(wù)都交待不清楚，只會(huì)支使下屬白忙活！
老板叫一員工去買復(fù)印紙。員工就去了，買了三張復(fù)印紙回來。老板大叫，三張復(fù)印紙，怎么夠，我至少要三摞。員工第二天就去買了三摞復(fù)印紙回來。老板一看，又叫，你怎么買了B5的，我要的是A4的。員工過了幾天，買了三摞A4的復(fù)印紙回來，老板罵道:怎么買了一個(gè)星期，才買好？員工回：你又沒有說什么時(shí)候要。一個(gè)買復(fù)印紙的小事，員工跑了三趟，老板氣了三次。老板會(huì)搖頭嘆道，員工執(zhí)行力太差了！員工心里會(huì)說，老板能力欠缺，連個(gè)任務(wù)都交待不清楚，只會(huì)支使下屬白忙活！
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