所有的供應(yīng)商可能都已意識(shí)到，對(duì)外商的查詢回復(fù)一定要快。但是，光“快”是不夠的，還要“準(zhǔn)”。要準(zhǔn)確地回復(fù)買家的查詢，需要有扎實(shí)的英語(yǔ)語(yǔ)言功底、全面的國(guó)際貿(mào)易業(yè)務(wù)知識(shí)、殷實(shí)的本行業(yè)知識(shí)和商品知識(shí)，也就是說(shuō)業(yè)務(wù)經(jīng)理的綜合素質(zhì)要高。這樣，在回復(fù)買家查詢時(shí)，就能夠做到十分專業(yè)。供應(yīng)商給買家回復(fù)電子郵件時(shí)，要盡量遵循以下5大要訣：

　　準(zhǔn)確：要將回復(fù)信寫得很清楚，首先要正確理解買家來(lái)函的準(zhǔn)確意思，如有不清楚的地方，則應(yīng)立即去函向客戶詢問(wèn)了解，切忌一知半解；其次，供應(yīng)商要將自己的意思表達(dá)清楚準(zhǔn)確，將自己公司介紹清楚，多使用有說(shuō)服力、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，切忌使用模棱兩可或含含糊糊的詞語(yǔ)和內(nèi)容。

　　全面：一方面要全面徹底地回答買家查詢的方方面面，包括買家所有的問(wèn)題和感興趣的點(diǎn)點(diǎn)滴滴；另外，郵件本身的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容也要完整。很多人書(shū)寫郵件時(shí)喜歡即興發(fā)揮，往往內(nèi)容簡(jiǎn)單、結(jié)構(gòu)松散。有時(shí)還在郵件中使用網(wǎng)上流行符號(hào)和縮寫，這在正式的商務(wù)來(lái)往中是不可取的。

　　具體：給買家回復(fù)的信息無(wú)疑越具體，越能方便買家做出決策。通常買家也有自己的客戶或用戶，也需要將明確具體的信息傳遞給自己的客戶，所以，如果內(nèi)容不詳細(xì)，肯定會(huì)導(dǎo)致買家或買家的買家再次發(fā)函追問(wèn)，耽誤大家的時(shí)間和精力。

　　清楚：電子郵件也應(yīng)象傳統(tǒng)的商業(yè)書(shū)信一樣，不論是排版還是格式都應(yīng)整潔明了，少使用晦澀難懂的詞語(yǔ)或表達(dá)法。這里，特別應(yīng)注意的是中英文表達(dá)方法上的差異，盡量使用標(biāo)準(zhǔn)的英文表達(dá)，減少中國(guó)式的英語(yǔ)。

　　禮貌：禮貌的重要性自不用說(shuō)，但商務(wù)禮貌與日常禮貌是有所區(qū)別的，要多用正式的表達(dá)，少用口語(yǔ)語(yǔ)氣；尊重對(duì)方的風(fēng)土人情、禁忌和宗教信仰；人稱表達(dá)上要盡量少用第一人稱，多用“You”，以表示尊重對(duì)方，用第一人稱時(shí)要用“We”代替“I”等等。

　　很多買家在選擇供應(yīng)商時(shí)，特別是長(zhǎng)期的合作伙伴時(shí)，特別注重供應(yīng)商是否專業(yè)。除了經(jīng)營(yíng)產(chǎn)品專一、行業(yè)知識(shí)豐富外，一封地道的回復(fù)郵件也能展示供應(yīng)商或業(yè)務(wù)人員的“專業(yè)功底”，提升企業(yè)形象。

　　將網(wǎng)上查詢轉(zhuǎn)為網(wǎng)下洽談，也是一個(gè)加速了解的好辦法。不妨多邀請(qǐng)他們前來(lái)參觀自己的企業(yè)，或者去展覽會(huì)參觀供應(yīng)商的展位。